Od października 2018 podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz podatnicy podatku PIT prowadzący księgi rachunkowe i zobowiązani do wysyłania sprawozdań finansowych zobligowania są do przesyłania takowych w formie elektronicznej. Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące e-sprawozdań finansowych.
W jakiej formie sporządzić e-sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247), wśród formatów plików spełniających wymów postaci elektronicznej dla e-sprawozdań finansowych wymienić należy: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, tif, gif.
Format oraz struktura pliku uzależniona jest od tego, czy jednostka:
- jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
- jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe zobowiązanym do sporządzenia sprawozdania finansowego,
- sporządza sprawozdania finansowe według MSR.
Kto i gdzie powinien wysłać e-sprawozdanie finansowe?
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego zobligowane są do wysłania Sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych do Krajowego Rejestru Sądowego.
Osoby fizyczne będące podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych PIT, zobowiązane są wysłać e-sprawozdanie finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pośrednictwem interfejsu API albo udostępnionej aplikacji E-sprawozdania Finansowe.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych CIT, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS wysyłają e-sprawozdania finansowe do właściwego urzędu skarbowego na elektroniczną skrzynkę podawczą bądź też dostarczają je na nośniku danych.
Kto i w jakiej formie podpisuje e-sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości e-sprawozdanie finansowe podpisać może:
- osoba, której zostało powierzone prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także
- kierownik jednostki (w sytuacji, gdy daną jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie w/w organu).
Wyżej wspomniane osoby muszą same się podpisać – wykluczone jest składanie podpisu przez pełnomocników.
Podpis może zostać złożony za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Podpis kwalifikowany wydany za granicą musi być zgodny z algorytmem XadES.
Czy dostępny jest program do wysyłania e-sprawozdań?
Ministerstwo Finansów udostępni aplikację do wysyłania e-sprawozdań, jednak będzie ona odpowiadała wyłącznie potrzebom osób fizycznych będących podatnikami PIT. Pozostałe podmioty zmuszone są do znalezienia odpowiedniego narzędzia we własnym zakresie. Rozwiązaniem problemu może okazać się godny polecenia program eSprawozdania Finansowe firmy Hogart. Narzędzie Hogart eSprawozdania Finansowe umożliwia zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w formacie (XML) wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Hogart eSprawozdania to także repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania oraz grupowania.
